個人情報保護宣言／特定個人情報基本方針

1.当社の名称・所在地・代表者の氏名

八洲ファシリティサービス株式会社
〒116-0014 東京都荒川区東日暮里三丁目11番17号
代表取締役　大橋 治廣

2.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報保護法その他の関係法令及び個人情報保護委員会のガイドラインその他の関係規範（以下、これらを総称して「個人情報保護関係法令」といいます。）を遵守します。

3.個人情報の取得・利用

当社は、個人情報の取得に際しては、利用目的を通知又は公表（本宣言による公表を含みます。）し、また、直接ご本人様から契約書その他の書面（電磁的記録のものを含みます。）に記載された個人情報を取得する場合には、あらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得致します。当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報を利用致します。

4.個人情報の利用目的

当社は、以下の目的のために、個人情報を利用します。

1. (1) お客様又は仕入先様等に関する個人情報

   1. ①当社の取り扱う製品及びサービス（※）に関して次の事項を遂行するため

      • お客様又は仕入先様と当社との間で締結した契約の履行
      • お客様又は仕入先様等に対するサービス又はカスタマイズした情報のご提供、商談
      • お客様又は仕入先様等に対する催物等のご案内の送付
      • お客様又は仕入先様等からのお問合せ・ご相談・苦情・サポートへの対応、確認及び記録
      • サービスの改善・向上
      • マーケティングその他当社の事業（※）に関する分析

   2. ②お客様又は仕入先様等（法人の場合はその役職員の皆様）に関する情報の管理のため

   3. ③その他当社の事業（※）遂行のために附帯・関連する業務を遂行するため

      (※)当社の事業内容は、次のとおりです。

      1. 空調機および冷凍機・温湿度調整機器の販売
      2. モーター、クレーン、換気扇、空気圧縮機、溶接機等の販売
      3. 電気機械器具部品の製造、修理および販売
      4. 電気機械設備、施設の設計および工事の請負と修理ならびに保守
      5. 冷凍冷熱装置、空気温湿度調整設備その他の建設付帯設備の設計ならびに工事の請負
      6. 物流設備、風水力・空圧機械設備、熱エネルギー関連設備、電気制御設備、情報関連機器設備等およびこれらプラントシステムに関するエンジニアリングならびに工事の請負
      7. 通信、コンピューター、オフィスオートメーション、工場オートメーションの機器ならびに関連装置の設計ならびに工事の請負
      8. 住宅、ビル設備機器の修理ならびに保守
      9. ソフトウエアの作成および販売
      10. 建築工事一式の設計および請負
      11. 化学・工業薬品、毒物劇物および高圧ガスの販売
      12. 不動産の賃貸および管理
      13. 前各号に関する一切の事業

2. (2) 採用・募集活動応募者様に関する個人情報

   1. ①採用・募集活動応募者様へのご連絡・情報提供
   2. ②採用選考業務、その他採用・募集活動に必要な利用

3. (3) 従業員等の皆様に関する個人情報

   1. ①業務連絡
   2. ②報酬（賃金・賞与・諸手当等）支払い及びこれに伴う所得税・住民税等の源泉徴収手続きの履行
   3. ③人事・労務管理の履行、福利厚生の提供
   4. ④健康管理

5.個人情報の共同利用

当社は、以下に掲げる内容で個人情報を共同利用させていただくことがあります。

【Ⅰ】当社のグループ会社又は各種展示会等で当社が出品した商品・サービスの製造事業者様又は販売事業者様（以下、「特定のお取引先様」といいます。）との共同利用

1. (1)共同利用する個人情報の項目

   1. 共同利用する項目は、次の項目の全部又は一部です。

   2. ご本人様の氏名（所属会社の部署名・役職名を含みます。）、住所、郵便番号、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、生年月日及び年齢

2. (2)共同して利用する者の範囲

   1. ①当社グループ会社

      • 八洲電機株式会社
      • 八洲産機システム株式会社
      • 八洲制御システム株式会社
      • 八洲ＥＩテクノロジー株式会社
      • 株式会社 中国パワーシステム
      • 株式会社 西日本パワーシステム
      • 八洲プラント建設株式会社
      • 東京キデン株式会社

   2. ②特定のお取引先様

      各種展示会等で当社が出品した商品・サービスの製造事業者様又は販売事業者様

3. (3)利用目的

   1. ①当社グループ会社

      前記4.(1) から(3) に記載のとおりです。

   2. ②特定のお取引先様

      前記4.(1) ①及び③に記載のとおりです。

4. (4)個人データの管理について責任を有する者

   1. 東京都荒川区東日暮里三丁目11番17号

   2. 八洲ファシリティサービス株式会社

   3. なお、当社の代表者は、前記1.に記載のとおりです。

【Ⅱ】当社の請け負った建設工事又は受託した役務提供に係る共同利用

1. (1)「建設サイト・シリーズ」における共同利用

   1. 当社は、株式会社ＭＣデータプラスが運営する建設業向けクラウドサービス「建設サイト・シリ ーズ」において、個人情報の共同利用を行っております。共同して利用する個人データの項目、 その範囲及び利用目的並びに個人データの管理について責任を有する者に関しては、下記WEBをご参照願います。

   2. https://gs.kensetsu-site.com/helpdesk/public_file/kyodoriyo.pdf

2. (2)当社の工事現場又は役務提供現場における共同利用

   1. ①共同して利用する者の範囲

      当社及び当社の工事現場又は役務提供現場において施工・役務提供を担当する元請事業者、下請事業者並びに当該工事現場又は役務提供現場の所有者・管理者

   2. ②共同利用の目的

      • 施工体制台帳、作業員名簿等の作成・管理
      • 施工現場、役務提供現場の安全衛生管理
      • 工事施工、役務提供に関する各種連絡・情報共有

   3. ③共同して利用する個人データの項目

      当該工事現場又は役務提供現場に従事する管理者・作業者に関する氏名、生年月日、年齢、住所、緊急連絡先、電子メールアドレス、安全教育受講歴、保有資格、保有免許、経験年数、血液型、血圧等の健康関連情報、健康診断受診日、社会保険加入状況等の労働安全 衛生に係る事項並びに所属会社の会社名、所属部署、電話番号、入社年月日、建設業退職金共済の加入状況、など

   4. ④個人データの管理について責任を有する者

      • 東京都荒川区東日暮里三丁目11番17号
      • 八洲ファシリティサービス株式会社
      • なお、当社の代表者は、前記1.に記載のとおりです。

6.個人情報の第三者への開示・提供について

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示又は提供致しません。

1. (1)あらかじめご本人様の同意がある場合
2. (2)利用目的の達成に必要な範囲内において、当該個人情報の管理を適切な安全管理をしたうえで、業務委託先に開示又は提供する場合
3. (3)法令に基づき開示・提供を求められた場合
4. (4)人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合
5. (5)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合
6. (6)国又は地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
7. (7)合併その他の事由により他の事業者へ事業の全部又は一部を継承することに伴って提供する場合
8. (8)あらかじめ公表する特定の第三者と共同で利用する場合

7.安全管理措置に関する事項

当社は、個人データについて、漏えい、滅失又は毀損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業員や業務委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を行います。当社が実施している個人データに関する安全管理措置の概要は、以下のとおりです。

• （個人情報保護宣言の策定）

  • 個人データの適正な取扱いを確保するため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「個人データに関するお問い合わせ窓口」等について個人情報保護宣言を策定しています。また、継続的に個人データの取扱い等について見直し、改善に努め、個人情報保護宣言についても必要に応じて変更対応等を図ってまいります。

• （個人データの取扱いに係る規律の整備）

  • 個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等について、その運用ルールを会社規程として規定し、適切な管理・運営を進めます。

• （組織的安全管理措置）

  • 個人データの適切な管理を組織的に推進するために、個人情報管理責任者の下に、各部門における個人データの適切な管理を指導するために、コンプライアンス部門内に個人情報管理事務局を設置して、適切な管理が行われるような体制を整備しております。
  • 個人情報の取扱状況については、それぞれの部門において、必要に応じて自己点検を実施して必要な改善策を講じることにしているほか、監査部門の内部監査も適宜実施することで、取扱状況の確認・チェックを行い、要改善事項については、他部署への横広めを含め、問題発生の未然防止に努めております。

• （人的安全管理措置）

  • 個人データの取扱いに関する留意事項については、定期的な研修を実施するとともに、啓発資料も適宜配信する等、従業員の意識向上に努めるとともに、適切な監督も実施しております。
  • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に定め、その厳守を常日頃指導しております。
  • 個人データの取扱いを第三者に委託した場合には、当該委託先（再委託先を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を実施しております。

• （物理的安全管理措置）

  • 当社の業務で使用しているパソコン本体には記憶媒体を搭載していないものを使用することを原則としており、情報漏えいのリスクの最小化に努めております。
  • 個人情報が含まれる情報媒体の保管については、電子媒体については閲覧者を制限する物理的措置を講じており、紙媒体については施錠された書庫に格納するとともに、取扱い担当者を限定すること等により、事故発生リスクの低減に努めております。

• （技術的安全管理措置）

  • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

8.個人情報の開示等の請求

当社は、個人情報の照会・訂正・利用停止・消去等のご請求については、所定の手続きでご本人様であることを確認のうえ、速やかに対応します。この個人情報保護宣言に関してご質問がある場合や権利行使される場合は、下記9のお問合せ窓口にご連絡願います。

9.お問合せ窓口

当社における個人データの取扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記の窓口にご連絡願います。

住所：

〒116-0014 東京都荒川区東日暮里三丁目11番17号
八洲ファシリティサービス株式会社　人事・総務課

電話：

03-4243-1100

FAX：

03-4243-1111

受付時間：

月曜日から金曜日の当社営業日　午前9時00分～午前11時30分、午後1時30分～午後5時00分